Polityka prywatności oraz Cookies

FUNDACJA POMOCY PRAWNEJ "TEMIDA"

Aktualności / BLOG

Choć wielu pracodawców nie zdaje sobie z tego sprawy, to ewidencja czasu pracy nie jest tym samym co listy obecności podpisywane przez pracowników. Listy obecności potwierdzają jedynie godziny przybycia i wyjścia z pracy, przez co mogą uzupełniać ewidencję.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy wymusza przepis art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Ewidencja ma na celu ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca zobowiązany jest ponadto do udostępniania ewidencji pracownikowi na każde jego żądanie.

Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na wszystkich pracodawcach. Ewidencja powinna dotyczyć wszystkich pracowników, dla każdego z nich prowadzi się ją odrębnie. Pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia ewidencji.

Jak prowadzić ewidencję?

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy regulują przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 6 pkt 1) lit. a) przywołanego rozporządzenia, ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;

2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;

3. liczbie godzin nadliczbowych;

4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;

5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;

6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;

7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;

8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;

1. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Rozporządzenie nie określa, jak ma wyglądać ewidencja, nie narzuca ani nie określa żadnego wzoru. Ewidencji może natomiast być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przyjęta forma prowadzenia ewidencji musi natomiast umożliwić kontrolę czasu pracy pracowników.

W stosunku do każdego pracownika należy prowadzić karty ewidencji czasu pracy.

Jak długo przechowywać ewidencję?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy również ewidencji czasu pracy. Od 1 stycznia 2019 roku skróceniu uległ termin przechowywania dokumentów pracowniczych – z 50 do 10 lat. Okres 10 lat liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 powinna być przechowywana przez okres 50 lat, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportu informacyjnego, zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty.

Co grozi za nieprowadzenie ewidencji?

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny w wysokości od 1.000,00 do 30.000,00 zł. Identyczną sankcją obarczone jest również nieprzechowywanie dokumentów pracowniczych przez okresy czasu wymagane przepisami prawa oraz pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.